Відповідно до законів України «Про місцеві державні адміністрації», «Про державну службу», указів Президента України від 29 березня 2000 року № 549/2000 «Про заходи щодо вдосконалення організації контролю за виконанням актів та доручень Президента України», від 26 липня 2005 року № 1132/2005 “Питання контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України”, Типового положення про структурний підрозділ (уповноважену особу) з контролю апарату місцевої державної адміністрації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21 серпня 2000 року № 1290 (зі змінами), постанови Кабінету Міністрів України від 26 вересня 2012 року № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації» (зі змінами), розпорядження голови райдержадміністрації від 09 квітня 2021 року № Р-2/0/306-21 «Про структуру районної державної адміністрації»:
1. Затвердити Положення про відділ діловодства та контролю апарату Кам’янської районної державної адміністрації, що додається.
2. Координацію роботи щодо виконання цього розпорядження покласти на відділ діловодства та контролю апарату райдержадміністрації, контроль – на керівника апарату райдержадміністрації Топу А.А.
Голова райдержадміністрації Олег ГАПІЧ
ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови
райдержадміністрації
26.05.2021
№ Р-50/0/306-21
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ діловодства та контролю апарату
Кам’янської районної державної адміністрації
1. Відділ діловодства та контролю апарату Кам’янської районної державної адміністрації (далі – відділ) є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації (далі – райдержадміністрації), підпорядковується голові райдержадміністрації та керівнику державної служби райдержадміністрації.
2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями голів обласної та районної державних адміністрацій, наказами керівника державної служби райдержадміністрації, а також цим Положенням.
3. Посадові інструкції працівників відділу затверджує керівник державної служби райдержадміністрації.
4. Основними завданнями відділу є:
1) організація єдиного порядку документування і роботи з документами в апараті райдержадміністрації на основі автоматизованих технологій документообігу та його удосконалення;
2) опрацювання розпорядчих документів керівництва райдержадміністрації та вихідної кореспонденції відповідно до норм Українського правопису та Інструкції з діловодства в Кам’янській районній державній адміністрації;
3) організаційно-технічне забезпечення засідань колегії, нарад та інших заходів райдержадміністрації за участю голови райдержадміністрації;
4) ведення архівної справи в апараті райдержадміністрації;
5) надання методичної допомоги управлінням, відділам, іншим структурним підрозділам райдержадміністрації, органам місцевого самоврядування з питань діловодства та діловодного контролю;
6) здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади в частині здійснення ними повноважень місцевих держадміністрацій, органами місцевого самоврядування в частині здійснення ними делегованих повноважень органів виконавчої влади (далі – територіальні органи центральних органів виконавчої влади та органи місцевого самоврядування) актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голів обласної та районної державних адміністрацій, наказів керівника державної служби райдержадміністрації (далі – документи) та за станом роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, а також аналіз причин порушення строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення;
7) підготовка:
8) інформування голови райдержадміністрації та його заступників про стан виконання документів і роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування;
9) організація роботи, спрямованої на забезпечення прозорості та відкритості діяльності райдержадміністрації, а також забезпечення реалізації права кожного на доступ до публічної інформації, що була отримана або створена в процесі виконання райдержадміністрацією своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством України, або яка знаходиться у володінні райдержадміністрації;
10) прийняття інформаційних запитів, що надходять до райдержадміністрації як розпорядника інформації, забезпечення їх реєстрації, своєчасного опрацювання, контроль за наданням відповідей на запити у строки, визначені Законом України «Про доступ до публічної інформації».
5. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
1) забезпечує:
ведення діловодства в апараті райдержадміністрації;
безперебійне функціонування автоматизованого робочого місця офіційної електронної пошти райдержадміністрації;
дотримання норм діловодства під час підготовки проектів розпоряджень, доручень голови райдержадміністрації, інших внутрішніх та вихідних документів;
якісну підготовку усіх документів державною мовою;
проведення експертизи цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує описи документів і справи до здачі до архівного управління райдержадміністрації та акти для знищення документів, що не підлягають зберіганню;
разом із відділом організаційної роботи, інформаційної політики, зв’язків з громадськістю та іншими структурними підрозділами апарату райдержадміністрації організаційно-технічну підготовку засідань колегії райдержадміністрації, нарад та інших заходів, що проводяться райдержадміністрацією за участю голови райдержадміністрації;
направлення за визначенням відділу правового забезпечення апарату райдержадміністрації розпоряджень голови райдержадміністрації на державну реєстрацію до Південно-Східного управління Міністерства юстиції (м. Дніпро);
разом із відділом організаційної роботи, інформаційної політики, зв’язків з громадськістю апарату райдержадміністрації оприлюднення розпоряджень голови райдержадміністрації у засобах масової інформації, а також їх розміщення на веб-сайті Кам’янської райдержадміністрації;
контроль за своєчасним надходженням від структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування інформаційних та інших матеріалів про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України і депутатів місцевих рад;
здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції;
доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є;
захист персональних даних;
виконання райдержадміністрацією обов’язків розпорядника інформації, передбачених Законом України «Про доступ до публічної інформації»;
ведення єдиної системи обліку документів, що містять публічну інформацію і знаходяться у володінні райдержадміністрації, та запитів на публічну інформацію;
направлення запитів на публічну інформацію належному розпорядникові відповідно до частини третьої статті 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
підготовку аналітичної інформації та статистичної звітності стосовно опрацювання запитів на публічну інформацію щотижнево, щомісячно, кожні півроку та щорічно;
2) приймає, реєструє в автоматизованій системі діловодства „ДОК ПРОФ”, веде облік і передає за призначенням вхідну кореспонденцію, а також внутрішню документацію райдержадміністрації, реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію;
3) здійснює:
приймання і передавання офіційних електронних документів та факсів;
перевірки стану діловодства у відділах, управліннях, інших структурних підрозділах райдержадміністрації;
тиражування службових документів вищестоящих органів влади та райдержадміністрації, своєчасно розсилає їх відповідним відділам, управлінням, підприємствам, установам, службовим особам і громадянам;
у випадках, передбачених законодавством, видає копії, довідки, витяги з документів райдержадміністрації;
оперативний пошук документів;
діловодний контроль за виконанням документів у відділах, управліннях, інших структурних підрозділах райдержадміністрації;
4) складає зведену номенклатуру справ апарату райдержадміністрації, забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів для передачі їх на державне зберігання;
організовує роботу архіву апарату райдержадміністрації згідно з чинним законодавством та іншими нормативними документами з архівної справи;
5) готує:
аналітичні довідки, звіти, інформації з питань діловодства і доповідає керівництву райдержадміністрації;
інформаційно-аналітичні матеріали для голови райдержадміністрації, керівника апарату райдержадміністрації щодо виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;
6) упроваджує Державну уніфіковану систему документації, інші нормативні документи з діловодства в апараті та структурних підрозділах райдержадміністрації, розробляє і вносить на розгляд голови, керівника апарату райдержадміністрації проекти інструкцій та методичні матеріали з питань діловодства, удосконалює форми і методи роботи з документами в апараті та структурних підрозділах райдержадміністрації з використанням новітньої організаційної техніки та комп’ютерних технологій;
7) вивчає досвід діловодних служб структурних підрозділів райдержадміністрації, виконавчих комітетів міських, сільських і селищних рад, надає їм методичну допомогу щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, сприяє підвищенню професіоналізму працівників, які займаються діловодством у структурних підрозділах райдержадміністрації;
8) веде облік бланків листів райдержадміністрації та контролює їх використання за призначенням;
9) бере участь у розробці і виданні телефонних та інших довідників, необхідних для роботи райдержадміністрації та підпорядкованих структур;
10) веде в установленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена відповідними документами, та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України і депутатів місцевих рад, контроль за якими покладено на відділ;
11) перевіряє виконання документів структурними підрозділами
райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування та реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад;
12) завчасно і систематично надає структурним підрозділам райдержадміністрації, територіальним органам центральних органів виконавчої влади та органам місцевого самоврядування щотижневі письмові нагадування-попередження про закінчення строків виконання документів;
13) розробляє і вносить в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації та здійснення контролю за виконанням документів;
14) проводить:
моніторинг строків виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад та своєчасно інформує голову райдержадміністрації, його заступників відповідно до розподілу обов’язків, про неможливість їх додержання;
методичну роботу з питань організації та здійснення контролю у структурних підрозділах райдержадміністрації, територіальних органах виконавчої влади;
15) вносить пропозиції про розгляд на засіданнях колегії райдержадміністрації питань щодо стану виконавської дисципліни та організації виконання контрольних документів у структурних підрозділах райдержадміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади та органах місцевого самоврядування;
16) систематично інформує керівника апарату райдержадміністрації про опрацьовані запити на інформацію та доводить зазначену інформацію до відділу організаційної роботи, інформаційної політики, зв’язків з громадськістю апарату райдержадміністрації для оприлюднення;
17) надає консультації запитувачам під час оформлення запитів на інформацію;
18) виконує інші функції, що випливають з покладених на відділ завдань.
6. Відділ має право:
1) брати участь у роботі колегії райдержадміністрації, а також у нарадах і семінарах, що проводяться обласною та районною державними адміністраціями;
2) подавати керівництву райдержадміністрації проекти розпоряджень та доповідні записки з питань удосконалення організації діловодства і контролю;
3) отримувати від структурних підрозділів райдержадміністрації, підприємств, організацій та установ інформацію, а також документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань;
4) вимагати від виконавців дотримання правил підготовки, оформлення та термінів виконання службових документів;
5) повертати виконавцям на доопрацювання проекти розпоряджень і листів, інші документи, подані з порушенням інструкцій і норм діловодства;
6) проводити:
семінари, наради, консультації, надавати методичні рекомендації працівникам апарату, структурних підрозділів райдержадміністрації, органів місцевого самоврядування з питань, що відносяться до компетенції відділу;
перевірки стану діловодства в апараті та структурних підрозділах райдержадміністрації та вимагати виконання правил роботи з документами;
перевірки виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України і депутатів місцевих рад у структурних підрозділах райдержадміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади та в органах місцевого самоврядування;
7) завіряти печаткою “Відділ діловодства та контролю” документи у випадках, передбачених Регламентом районної державної адміністрації і нормами діловодства;
8) вносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками з питань, що належать до компетенції відділу;
9) одержувати від структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування письмові й усні пояснення з питань, що виникають під час перевірок виконання документів, та відомості про стан роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;
10) залучати в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, науковців, інших фахівців, працівників підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для проведення перевірок та вжиття необхідних заходів щодо оперативного усунення виявлених недоліків у ході перевірки виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України і депутатів місцевих рад;
11) вносити пропозиції:
щодо зняття з контролю документів або продовження строків їх виконання, реагування на запити і звернення народних депутатів України і депутатів місцевих рад;
щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб райдержадміністрації;
12) перевіряти стан організації роботи у структурних підрозділах райдержадміністрації щодо доступу до публічної інформації;
13) надавати керівнику апарату райдержадміністрації пропозиції та матеріали для проведення семінарів з відповідальними за доступ до публічної інформації у структурних підрозділах райдержадміністрації.
7. Організація роботи відділу:
1) відділ провадить свою діяльність на основі квартальних планів, що затверджуються керівником апарату райдержадміністрації;
2) при вирішенні питань, що належать до його компетенції, відділ взаємодіє зі структурними підрозділами райдержадміністрації, іншими органами виконавчої влади та місцевого самоврядування;
3) діловодство відділу ведеться згідно з номенклатурою справ відділу.
8. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади керівником державної служби районної державної адміністрації згідно із законодавством про державну службу.
9. Начальник відділу:
1) здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань, сприяє створенню належних умов праці у відділі;
2) планує роботу відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи райдержадміністрації;
3) забезпечує в межах своєї компетенції збереження у відділі державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства;
додержання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку;
4) організовує спільно з відділом управління персоналом апарату райдержадміністрації роботу з добору та розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації;
5) вносить в установленому порядку подання про присвоєння рангів державного службовця, заохочення працівників відділу та накладення дисциплінарних стягнень;
6) розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу;
7) виконує інші обов’язки, покладені на нього головою райдержадміністрації та керівником державної служби райдержадміністрації.
10. Відділ має печатку зі своїм найменуванням.
Начальник відділу
діловодства та контролю
апарату райдержадміністрації Лілія АШУРКО